Praca zdalna – o co warto zadbać

Wiele osób już teraz pracuje zdalnie, a jeszcze więcej marzy o tym, by przejść na taki tryb pracy. Mokre sny o byciu digital nomadem nagle dla wielu z nas stają się rzeczywistością. No może nie leżymy na hamaku, gdzieś w Azji, a pracujemy w zaciszu naszego domu – jednak wciąż jest to inne środowisko, niż biurko w pracy. To dobry test, żeby przekonać się czy praca zdalna jest faktycznie tym, jak chcielibyśmy pracować. Tomek w zasadzie od dawna pracuje w dowolnym miejscu na świecie, ja kilka razy w miesiącu nie pracuję z biura. Poniżej przeczytacie nasze wskazówki dotyczącej tego, o co zadbać, by praca zdalna była efektywna i zdrowa.

Przygotuj miejsce do pracy

Jeżeli właśnie masz przed oczami obraz, gdzie budzisz się rano, wrzucasz komputer na kolana i w pidżamie pracujesz w łóżku cały dzień, to pragnę zahamować te ohy i ahy. Dzień, dwa może taka strategia być dobra, ale na dłuższą metę taka praca zdalna totalnie się nie sprawdza! Badania mówią o tym, że nasz mózg nie zacznie pracować na pełnych obrotach, jeżeli będzie czuł, że jesteśmy w miejscu, w którym zazwyczaj może odpoczywać!

Proponuję znaleźć w domu przestrzeń, która na ten moment będzie dedykowana do pracy. Mi najlepiej pracuje się w czystej przestrzeni, z muzyką w tle i oknem niedaleko. Często mam rozmowy na komunikatorach, więc potrzebuję też mieć komfort porozmawiania w spokoju. Pod ręką mam ładowarkę do telefonu i komputera, a na biurku stawiam dzbanek z wodą.

Przygotuj siebie do pracy

I tu analogiczna sytuacja, jak z miejscem do pracy. Ja pracując z domu zazwyczaj rezygnuje z makijażu i wymyślnej stylizacji, jednak robię poranny rytuał ogarniania. Dres to moja druga skóra i czasem chodzę w nim do pracy, więc i w takiej stylówce najczęściej pracuję z domu. Ogarniając rano siebie daję znać mojemu organizmowi, że zabieramy się za robotę. Za to w weekendy kocham siedzieć pół dnia w piżamie!

Zaplanuj sobie dzień

Dzień w pracy (nawet nie tylko zdalnej) zaczynam od statusu samej ze sobą. Patrzę co mam w kalendarzu, jakie zadania mam zaplanowane na dzisiaj (często szykuję je sobie dzień wcześniej) i ustalam wstępną kolejność. Do ogarniania swoich zadań w pracy używam narzędzia Trello – mam tam swoją tablicę zadań – zrzucam tam wszystko o czym powinnam pamiętać i wszystko co powinnam zrobić (od wysłania maila po stworzenie kompleksowej prezentacji). Dzięki temu nie zmuszam mojej głowy, żeby wciąż o czymś pamiętał i czuję się spokojniejsza, że mam większość rzeczy pod kontrolą.

Zaplanuj przerwy i wyznacz sobie ramy

Czasem po pracy zdalnej mam takie wrażenie, że jestem o wiele bardziej zmęczona, niż pracując w biurze. Po pierwsze wszystko jest pod ręką i nie muszę iść na drugą stronę biura po wodę, do łazienki czy zapytać o coś kogoś. Po drugie, panuje cisza, nikt mnie nie rozprasza, jestem w stanie długo utrzymać skupienie. Zdarzyło mi się nie zjeść obiadu podczas 8h pracy, bo po prostu jakoś magicznie mi ten czas zleciał. Praca zdana często zaburza mi pojęcie czasu, a przecież jem regularnie co 3h!

W związku z tym nauczyłam się, że dobrze (patrząc na plan dnia) uwzględnić sobie przerwy – na przekąskę, na obiad. Co godzinę wstać choć na chwilę i porozciągać się. Ostatnio podczas niektórych spotkań stoję albo chodzę po pokoju. Ważne jest też określić sobie w jakich godzinach się pracuje – nadgodziny przy pracy zdalnej są czymś bardzo spotykanym! „Tylko ostatnia zmiana i kończę…” – i tak leci kolejna, nadprogramowa godzina pracy.

Poinformuj domowników

Daj znać pozostałym domownikom w jakich godzinach trwa Twoja praca zdana. Ja często robię rano status z Tomkiem i mówię: 10-12 mam spotkanie, później 15-16, więc może zjemy obiad o 14? Dzięki temu Tomek wie, że zamknięte drzwi od pokoju oznaczają, że jestem na spotkaniu i jestem zajęta. Możemy też dopasować w ten sposób wspólną kawę w kuchni i wiemy, kiedy kończy się praca, a zaczyna czas wolny.

Wyznaczaj sobie timeboxy na zadania

Dziwisz się czasem, że piszesz maila przez pół godziny? A może w międzyczasie rozwieszasz pranie albo sprawdzasz co chwilę pocztę? Dobrze jest przez jakiś czas skupić się tylko na jednej rzeczy, bo dzięki temu zrobimy ją sprawniej. I to jest moja rada nie tylko na pracę zdalną!

Timebox, czyli pula czasu, którą chcesz przeznaczyć na realizację zadania, a po jego upłynięciu podejmujesz decyzję co robisz dalej. Może być tak, że uporasz się z zadaniem wcześniej, a może być tak, że się ono wydłuży. Warto, żeby świadomie podejmować decyzję o jego wydłużeniu i zauważać, jak nasze szacunki mają się do stanu rzeczywistego realizacji zadania. Dzięki temu można zaobserwować luki w efektywności naszej pracy. Taki timebox pomoże też w pilnowaniu przerw.

Nie miksuj pracy z obowiązkami domowymi

Przyznaję – zdarzyło mi się wstawić pranie podczas pracy zdalnej, ale z jego rozwieszeniem czekałam do jej skończenia. Jednak praca zdalna zmiksowana z obowiązkami domowymi nie jest dobrym pomysłem. Nawet jeśli robisz to w trakcie przerwy, to wciąż nie odpoczywasz i nie odświeżasz głowy.

Jestem fanką skupiania się na jednej rzeczy i mocnego oddzielania prac zawodowych od tych domowych. Przypominam, że zmiana kontekstu kosztuje nas każdorazowo średnio 12 minut! Co to znaczy? Że jeśli zmienimy kontekst i chcemy do niego po chwili wrócić, to zanim wejdziemy w pełne skupienie, potrzebujemy 12 minut.

Ustaw granice

To przydaje się szczególnie przy współpracy z klientami. Dobrze zachować higienę i ustanowić np. godzinę, do której odbieracie telefony. Coraz częściej słyszę o telefonach od klientów po 20 albo w weekendy. Pamiętajcie, że to, że ktoś nie dba o swoją higienę pracy, nie oznacza, że Wy musicie robić tak samo! O ile nie macie w kontrakcie dostępności 24/7, to macie dwa wyjścia:

• po prostu olewać telefony czy maile o pewnej godzinie
• lub jasno zakomunikować Waszą dostępność i się jej trzymać! (wiadomo, są sytuacje awaryjne, ale o nich można też porozmawiać)

Podziel zadania na mniejsze

Nasz mózg lubi widzieć zrobione zadania – dlatego tak bardzo kochamy wszystkie listy i ten moment kiedy można postawić przy zadania zielony ptaszek albo je skreślić. Ja uwielbiam moment przenoszenia zadania ze statusu „w trakcie” na status „gotowe”. Daje to poczucie dobrze wykonanej pracy i tego, że faktycznie coś robimy! Efekty mojej pracy często nie są namacalne – dlatego kiedy kolejne zadanie się domyka, czuję że praca posuwa się do przodu.

Moja rekomendacja zawsze i wszędzie: dziel zadania na mniejsze. Przykładowe (abstrakcyjne) zadanie: przygotowanie obiadu:

• Zadanie 1: koncepcja na obiad (jak wymyślisz co chcesz zjeść zadanie jest done; to zadanie możesz wykonać np. dzień wcześniej)
• Zadanie 2: przygotowanie składników (jak zgromadzisz wszystkie składniki w jednym miejscu zadanie jest done, to tak samo możesz zrobić wcześniej)
• Zadanie 3: gotowanie (jak już ugotujesz obiad zadanie jest done)

Im większe masz zadanie, tym większa frustracja, że ciągle musisz zajmować się tym samym, a zadanie się ciągnie. Mniejsze zadania pozwalają na lepszą inspekcję i adaptację tego co robimy! A praca (zdalna i nie tylko) staje się przyjemniejsza.

Częsta inspekcja i adaptacja

Jak mówię o inspekcji i adaptacji to mam na myśli dwie rzeczy:

• weryfikację i potencjalną modyfikację działań samemu ze sobą;
• weryfikację i potencjalną modyfikację działań z innymi;

W pracy można odwrócić się do kogoś i zapytać o radę albo pokazać draft artykułu czy prezentacji. Niestety siedząc na pracy zdalnej możemy mieć tendencję to wykonywania wszystkiego samemu bez odbicia od innych. I co wtedy może się wydarzyć? Włożymy w coś sporo pracy, a nagle ktoś będzie miał uwagę do pierwszego akapitu i cała nasza prace będzie musiała iść do kosza.

I znowu to praktyka, którą zalecam zawsze – sprawdzanie czy idzie się w dobrym kierunku, szczególnie przy pracach kreatywnych. Jeśli piszę ważnego maila, to na początku piszę szkic (np. punkty jakie chce zawrzeć) – odbijam tę wersję od innych, a później na podstawie tego tworzę komunikat. Zanim go wyślę często podsyłam do mojego przełożonego lub osób z mojego zespołu, żeby sprawdzić, czy wszystko jest zrozumiałe. Po feedbacku od nich dokonuję modyfikacji.

Zadbaj o szamę

W pracy muszę być skupiona i muszę podejmować sporo decyzji. Jeśli robię coś bardzo ważnego i nagle muszę podjąć decyzję „co na obiad?!”, to przyznam, że często rozkładam ręce. Nie chcę podczas pracy zajmować sobie mojego procesora tematami, o które można zadbać wcześniej. Dlatego przed pracą przygotowujemy sobie śniadanie, mamy pod ręką przekąski, a obiad mamy przygotowany dzień wcześniej lub robimy małą naradę co zamówimy.

Power nap

To takie moje marzenie, żeby pracować w miejscu, gdzie po obiedzie mogę zrobić 15 minut drzemki, jeśli tego potrzebuję! Uważam, że jeśli organizm daje nam znać, że czas na małą przerwę, to należy to zrobić. Tomek jest fanem takich power napów i czasem dostaję od niego wiadomość: „idę na drzemkę”. Zregenerowany mózg (i ciało!) to dobrze pracujący zestaw.

Zmień perspektywę

Akurat na sytuację koronawirusową ta rada nie jest najlepszą, jednak mówiąc po prostu o pracy zdalnej, przydaje się. Jeśli pracujesz z domu warto co jakiś czas zmienić przestrzeń i przetestować: biuro coworkingowe, pracę z kawiarni lub u znajomych. Być może Ci się spodoba, być może nie. Jednak uważam, że takie odświeżenie pomaga spojrzeć na pewne rzeczy z innej perspektywy. W domu zawsze jest sporo rozpraszaczy, w miejscach dedykowanych do pracy wierzę, że jest szansa na większe skupienie.

Co zrobić teraz? No może pracować sobie z różnych miejsc w domu, jeśli macie taką możliwość. Ja akurat jestem fanką wydzielania konkretnych przestrzeni i nie miksowania przestrzeni chillowej z pracową (dlatego mamy dedykowany pokój do pracy). Jednak od czasu do czasu lubię napisać maila z kanapy.

Nie trać kontaktu ze światem!

Jestem fanką rozmawiania na komunikatorze z włączoną kamerką – dzięki temu czuję jakąś taką większą bliskość z ludźmi, z którymi gadam. Dodatkowo mogę widzieć ich wyraz twarzy i to pomaga mi lepiej zrozumieć ich emocje. Praca zdalna np. jeden dzień w tygodniu sprawia, że większość spraw załatwiam na komunikatorze. Jednak wiem, że teraz będę też częściej dzwonić lub umawiać się na krótką rozmowę z kamerką, żeby właśnie utrzymywać relacje.

Uroczyście zakończ pracę

Schowanie komputera do biurka i odbicie karty jest tym uroczystym zakończeniem pracy, gdy pracuję z biura. Pracując z domu też potrzebuję takiego akcentu – po pierwsze informuję ludzi, że właśnie kończę pracę i co udało mi się dzisiaj zrobić. Po drugie chowam laptopa i sprzątam miejsce pracy. Głośno krzyczę do Tomka: skoooończyyyyłam i odcinam się w głowie od roboty. Robię przez chwilę coś odmóżdżającego – przeglądam Instagram, kładę się na dywanie, miziam z Manitką, a potem zastanawiam co robimy dalej.

Ciekawe może być też np. przebranie się ze stroju pracowego na strój domowy – takie sztuczki pomagają naszemu mózgowi zrozumieć, że coś się zmienia: praca zdalna właśnie się zakończyła i pora na odpoczynek!